Työaikalaki vaatii yrityksiä pitämään kirjaa työntekijöiden tehdyistä työtunneista ja niistä maksettavista korvauksista. Laki antaa melko väljät ohjeet siitä, miten seuranta tehdään, mutta jotenkin se pitää järjestää. Se on jokaisen yrityksen velvollisuus.
Työaikakirjanpito nähdään monessa paikassa pakollisena pahana -vaikka tekemällä asiat kunnolla saataisiin lain kirjaimen täyttämisen lisäksi myös hyötyä liiketoimintaan.
Työaika kannattaa kirjata päivittäin. Tutkimusten mukaan se parantaa kirjausten tarkkuutta (ja laskutusastetta) ja lisäksi antaa paremman kuvan siitä, missä projekti on menossa. Rakennusurakkaa tehdessä voi päiväkohtainen seurantakin olla hyödyllistä. Nopea puuttuminen vaikkapa myöhästymässä olevaan projektiin voi estää isommat ongelmat.
Joskus työntekijöillä voi olla muutosvastarintaa päivittäiseen kirjaamiseen. On ehkä totuttu tekemään viikon päätteeksi kirjaukset kerralla. Muutos kannattaa viestiä kunnolla ja selittää työntekijöille miksi siirrytään päiväkohtaisiin kirjauksiin. Ehkä pieni porkkana työntekijöille tehostuneesta projektinseurannasta voisi olla paikallaan.
Viimeaikoina julkisuudessa on ollut ikävääkin kirjoitusta kevytyrittäjistä ja erilaisesta ”ketkuilusta” työajankirjausten ja tuntiraporttien kanssa. Kevytyrittäjämalli on varmasti tullut jäädäkseen suomalaiseen työelämään, mutta sen ei tarvitse merkitä jotain negatiivista. Hyvällä raportoinnilla ja läpinäkyvvillä kirjauksilla voidaan hälventää epäilyksiä siitä ettei kaikki olisi niin kuin pitääkin.
Erityisesti aliurakkaa tehdessä on tärkeää toimia läpinäkyvästi, niin ylöspäin tilaajalle kuin työntekijöillekin. Digitaalisilla järjestelmillä parannetaan prosessin laatua ja tuodaan järjestelmällisyyttä toimintaan.
Rakennusalan tuntikirjauksia tehdessä pitää huomioida myös urakoiden kirjaaminen. Usein asiakasta laskutetaan tehdyistä neliöistä tai juoksumetreistä -mutta palkka maksetaan tunteina. Huomioi järjestelmää valittaessa sen sopivuus myös urakkatöihin. Projektien ja työmaiden kannattavuutta seurattaessa urakkatöiden kirjaus on ensiarvoisen tärkeää.
ProAppin tuntikirjaus tapahtuu puhelinsovelluksella. Kirjaukset tehdään niille projekteille, mihin työntekijä on kiinnitetty -tämä vähentää virheellisten kirjausten mahdollisuutta. Kirjauksiin on mahdollista lisätä kommentteja, kuvia tai vaikkapa piirustuksiin merkintöjä. Kaikki tämä tuo läpinäkyvyyttä projektiin.
Ole yhteydessä meihin jos haluat kuulla lisää ProAppin työajan kirjauksesta.